Te weinig softwarelicenties is een juridisch en financieel risico — softwareproducenten zoals Microsoft, Adobe en Autodesk voeren actief compliance-controles uit en kunnen hoge nalevingsboetes opleggen. Maar te veel licenties is evenzeer een probleem: weggegooid geld. Software Asset Management (SAM) helpt u de balans te vinden — en dat levert gemiddeld meer op dan het kost.
Wat is Software Asset Management?
- SAM is het gestructureerd bijhouden van welke software uw bedrijf gebruikt, welke licenties u heeft en of er een match is. Klinkt eenvoudig, maar in de praktijk is het een rommeltje bij de meeste MKB-bedrijven:
- Licenties staan verspreid over e-mails, Excel-sheets en software-portalen
- Geen koppeling tussen licenties en medewerkers of apparaten
- Geen procedure voor aanschaf van nieuwe software of intrekking bij vertrek
De juridische kant: compliance-risico's
- Grote softwarebedrijven (BSA-leden zoals Microsoft, Adobe, SAP) voeren regelmatig compliance-audits uit bij MKB-bedrijven, vaak aangekondigd of via zelfrapportage. De gevolgen van non-compliance:
- Microsoft: back-billing voor gemiste licenties plus rente, plus boetes
- Adobe: Gerechtelijke stappen via de Business Software Alliance
- SAP: Contractuele boetes bij onderlicentiering van enterprise-software
In 2023 werden Nederlandse bedrijven voor in totaal €12 miljoen aangesproken op software non-compliance (bron: BSA NL).
Meest voorkomende problemen bij het MKB
Medewerkers installeren software op eigen initiatief Gratis software zoals WinRAR, VLC, PDF-tools — vaak legitiem gebruik — maar soms met adware of zonder zakelijke licentie. Stel een aanschafprocedure in: software mag alleen geïnstalleerd worden na goedkeuring van IT.
Licenties van vertrokken medewerkers worden niet ingetrokken Microsoft 365-licenties á €12,50/maand kopen voor medewerkers die drie maanden geleden zijn vertrokken. Dit kost gemiddeld €150-1.800 per medewerker per jaar aan onnodige kosten.
Dubbele abonnementen Legacy-software plus een nieuwe cloudvariant van hetzelfde product. Beide actief betaald. Dit zien wij bij bijna elke audit.
Verkeerde licentievorm Server-licenties die per gebruiker mogen worden gebruikt maar op meer machines geïnstalleerd zijn. Of volume-licenties met meer seats dan gebruikers.
Hoe pakt u SAM aan: vier stappen
Stap 1: Inventariseer alle geïnstalleerde software Gebruik tools als Lansweeper, PDQ Inventory of het gratis Microsoft System Center om automatisch alle geïnstalleerde software op alle apparaten te inventariseren. Dit geeft u binnen een dag een volledig overzicht.
Stap 2: Vergelijk gebruik met licentiedocumentatie Exporteer uw licentieoverzicht uit Microsoft 365 Admin Center, Adobe Admin Console, en andere portalen. Vergelijk met het gebruik. Discrepanties zijn uw actieplan.
Stap 3: Stel een aanschafprocedure in Nieuwe software: aanvraag via IT-helpdesk, beoordeling op noodzaak en AVG-compliance, aankoop via centrale licentierekening.
Stap 4: Plan een jaarlijkse licentiereview Koppel de review aan uw jaarlijkse IT-audit. Eén dag per jaar voor dit proces bespaart u doorgaans meerdere duizenden euro's.
Tools voor SAM
Voor kleine bedrijven (< 25 medewerkers): Microsoft 365 Admin Center + handmatige Excel-registratie Voor middelgrote bedrijven (25-100 medewerkers): Lansweeper (gratis basisversie) of ManageEngine AssetExplorer Voor grotere omgevingen: ServiceNow IT Asset Management of Snow Software
Wat levert het op?
Gemiddeld besparen onze klanten €500-2.000 per jaar op licentiekosten na een SAM-audit. En het compliancerisico wordt geëlimineerd. Een investering van één dag per jaar die zich ruimschoots terugverdient.
Vraag een licentie-audit aan via onze IT-audit dienst of neem contact op: contact@vrad.nl.