Een nieuwe medewerker die op dag één zonder laptop of toegang zit — productiviteitsverlies en een slechte eerste indruk. Of een vertrokken medewerker die maanden later nog steeds kan inloggen op uw systemen — een actief beveiligingsrisico en AVG-overtreding. Beide scenario's kosten geld en zijn met gestructureerde procedures volledig vermijdbaar.
De zakelijke impact van slechte onboarding
Onderzoek van Glassdoor toont dat een goede onboarding de productiviteit van een nieuwe medewerker met 70% verhoogt en de kans op behoud met 82%. De eerste werkdag geeft de toon aan. Een medewerker die twee uur wacht op een werkende laptop en nog niet bij zijn e-mail kan, start gefrustreerd.
IT-gerelateerde onboarding-problemen die wij het meest tegenkomen:
- Laptop niet op tijd besteld (levertijd zakelijke hardware: 2-4 weken)
- Accounts aanmaken op de eerste werkdag in plaats van een week eerder
- Geen standaard software-installatie-checklist, dus elke medewerker heeft iets anders
- Toegangsrechten te breed ingesteld ("voor de zekerheid maar admin-rechten geven") — later moeilijk terug te draaien
- Geen koppeling aan correcte e-mailgroepen en SharePoint-sites van dag één
De beveiligingsrisico's van slechte offboarding
Dit is ernstiger dan veel ondernemers beseffen:
- Een vertrokken medewerker met actieve accounts is een directe toegangsvector voor aanvallers
- E-mail die niet doorgestuurd of gearchiveerd is, kan zakelijke communicatie verliezen
- Zakelijke data op privé-apparaten van de vertrokken medewerker valt buiten uw beheer
- Gedeelde wachtwoorden die de medewerker kende (wifi-wachtwoord, gedeelde systemen) zijn nu bij een externe persoon
Gevonden in een recente IT-audit: een medewerker die 14 maanden eerder was vertrokken, had nog een actief Microsoft 365-account met volledige toegang tot SharePoint, e-mail en Teams. De organisatie betaalde nog steeds de licentie.
Checklist: IT onboarding (start 2-3 weken voor eerste werkdag)
- **Week 2-3 voor aanvang**:
- [ ] Laptop bestellen (specificaties afstemmen op functie)
- [ ] Microsoft 365-licentie toewijzen
- [ ] E-mailaccount aanmaken
- [ ] Toevoegen aan e-mailgroepen en distributielijsten van de afdeling
- [ ] Toegang tot benodigde SharePoint-sites inrichten
- [ ] Applicatieaccounts aanmaken (CRM, ERP, boekhoudpakket)
- [ ] VPN-toegang instellen indien van toepassing
- **Dag voor aanvang**:
- [ ] Laptop configureren met standaardsoftware en beveiligingsbeleid (Intune)
- [ ] MFA instellen (medewerker kan dit de eerste dag zelf activeren)
- [ ] Welkomstmail klaarstaan met inloggegevens en instructies
- **Eerste werkdag**:
- [ ] MFA activeren samen met medewerker
- [ ] Wachtwoordmanager installeren
- [ ] Rondje IT-tools bespreken (30 minuten onboarding)
- [ ] Meld- en helpdeskprocedure uitleggen
Checklist: IT offboarding (uitvoeren op of vóór laatste werkdag)
- **Op of vóór de laatste werkdag**:
- [ ] Microsoft 365-account deactiveren (niet direct verwijderen — bewaartermijn 30 dagen)
- [ ] MFA-methoden intrekken
- [ ] VPN-toegang intrekken
- [ ] Toegang tot alle zakelijke applicaties intrekken
- [ ] E-mail doorsturen naar manager (tijdelijk, max. 3 maanden) of archiveren
- [ ] OneDrive-bestanden overdragen aan manager
- [ ] Zakelijke data wissen van eventuele BYOD-apparaten (via Intune remote wipe)
- [ ] Hardware ophalen en inventariseren
- [ ] Gedeelde wachtwoorden wijzigen die de medewerker kende (wifi, systemen)
Automatiseer met Microsoft Entra ID (Azure AD)
- Met Microsoft Entra ID kunt u onboarding en offboarding grotendeels automatiseren via lifecycle workflows:
- Koppel de HR-startdatum aan automatische account-aanmaak en licentietoewijzing
- Koppel de einddatum aan automatische account-deactivering
- Stel een goedkeuringsworkflow in voor het toewijzen van toegangsrechten
Dit elimineert de menselijke vergissingen die de meeste problemen veroorzaken en geeft u een auditspoor voor AVG-compliance.
Wij helpen u een waterdicht IT on/offboarding-proces opzetten via onze managed IT dienst of IT advies. Neem contact op: contact@vrad.nl.