De gemiddelde MKB-ondernemer betaalt 15-30% te veel voor IT. Dat concluderen wij op basis van de IT-audits die wij uitvoeren bij bedrijven in Overijssel en omgeving. Waar zitten de grootste verspillingen — en hoe snijdt u erin zonder in te leveren op kwaliteit?
Verspilling 1: Ongebruikte softwarelicenties
Dit is veruit de meest voorkomende verspilling die wij tegenkomen. Concrete voorbeelden uit recente audits:
- Microsoft 365-licenties voor medewerkers die al 3-6 maanden geleden vertrokken zijn (gemiddeld 2,3 verlopen licenties per bedrijf)
- Dubbele antivirusprogramma's: de nieuwe aanschaft maar de oude nog actief
- Power BI-licenties aangeschaft op verzoek van één medewerker, maar door niemand gebruikt
- Adobe Creative Cloud-abonnementen voor 8 medewerkers terwijl er 5 actief zijn
Gemiddelde besparing: €50-200 per ongebruikte licentie per jaar. Voor een bedrijf van 20 medewerkers loopt dit snel op tot €1.000-3.000 per jaar.
Actie: Voer elk half jaar een licentieaudit uit. Koppel softwarelicenties aan uw HR-systeem zodat licenties automatisch worden ingetrokken bij vertrek van medewerkers.
Verspilling 2: Overgedimensioneerde hardware
Een server van €8.000 voor een bedrijf van 10 personen die alleen Office gebruikt en volledig naar de cloud is overgestapt. Werkplekken met 32 GB RAM terwijl 8 GB ruimschoots volstaat. Netwerkswitches met 48 poorten voor een team van 8.
De oplossing is niet altijd goedkopere hardware — soms is het een betere afweging van cloud versus lokaal. Zie ook ons artikel over cloud vs. lokale opslag.
Verspilling 3: Slapende IT-contracten
- Dit zijn contracten die doorlopen maar geen waarde meer leveren:
- Ondersteuningscontract voor een server die twee jaar geleden vervangen is
- Maintenanceabonnement op software die niemand meer gebruikt
- Telecom-contract dat automatisch verlengd is tegen verouderde tarieven
- Hosting-contract voor een website die offline is gehaald
Actie: Maak een volledig overzicht van alle lopende IT-contracten, inclusief einddatum en kosten. Evalueer elk contract bij verlenging.
Verspilling 4: Geen onderhandeling
IT-leveranciers rekenen zelden hun scherpste prijs bij een bestaande klant. Wie zijn contract na drie jaar opnieuw bespreekt, bespaart gemiddeld 10-20%. Concurrentieoffertes zijn daarvoor een krachtig middel — zelfs als u niet van plan bent te switchen.
Verspilling 5: Preventief onderhoud dat uitgesteld wordt
Dit klinkt paradoxaal: geld besparen door te investeren. Maar hardware die kapot gaat door gebrek aan onderhoud kost meer dan preventief vervangen. Een server die onverwacht uitvalt kost gemiddeld €5.000-20.000 aan noodherstel, data-urgente-recovery en productiestilstand — waarbij reguliere vervanging €2.000-5.000 kost.
Maak een vervangingsschema voor hardware op basis van leeftijd en criticaliteit. Vervang proactief, niet reactief.
Hoe start u een IT-kosten audit?
Stap 1: Inventariseer alle IT-gerelateerde uitgaven (facturen van afgelopen 12 maanden) Stap 2: Categoriseer per type (licenties, hardware, contracten, onderhoud) Stap 3: Koppel elke uitgave aan een actieve gebruiker of een actief systeem Stap 4: Markeer alles zonder actieve koppeling als kandidaat voor eliminatie Stap 5: Onderhandel contracten die voor verlenging staan
Wat levert het op?
Onze klanten besparen gemiddeld €2.000-8.000 per jaar na een IT-kostenaudit. De tijd die u investeert: één dag voor de inventarisatie, een halve dag met ons voor de analyse.
Vraag een gratis IT-kostenanalyse aan via onze IT advies dienst of neem contact op: contact@vrad.nl. Wij kijken mee zonder verplichtingen.